Digitaler Urlaubsplaner - Intuitive Urlaubsplanung mit absence.io

Ja, der absence.io-Kalender kann mit externen Kalendern wie Outlook, Google oder Apple Kalender synchronisiert werden. Dies ermöglicht es, Urlaubs- und Abwesenheitseinträge automatisch in den bevorzugten Kalender zu übertragen.

Ja, gesetzliche Feiertage sind in absence.io automatisch eingetragen. Die Software berücksichtigt regionale und länderspezifische Feiertage, sodass diese automatisch im System erscheinen und bei der Urlaubsplanung berücksichtigt werden.

Ja, in absence.io lässt sich die Unternehmensstruktur abbilden. Ihr könnt Abteilungen, Teams und Rollen erstellen, um die Organisation eures Unternehmens im System genau darzustellen. Dies erleichtert die Verwaltung von Abwesenheiten und die Zuordnung von Verantwortlichkeiten.

Ja, in absence.io habt ihr eine umfassende Übersicht über eure genommenen und verbleibenden Urlaubstage. Sowohl im Kalender als auch im Profil können die Mitarbeitenden jederzeit den Stand einsehen. Für die Administrator:innen steht zusätzlich auch noch eine umfassende Reportingfunktion zur Verfügung.

Ja, das ist möglich. Ihr könnt eine automatische Erinnerungen für den Acount aktivieren. Die Mitarbeitenden werden dann 3 Monate vor Verfall per Mail daran erinnert, sodass ihr euch um nichts mehr kümmern müsst. Außerdem könnt ihr die Übertragung von Resturlaubstagen ins neue Jahr begrenzen, um sicherzustellen, dass ungenutzte Urlaubstage nicht unbegrenzt angesammelt werden. Dies kann unter Einstellungen > Kontingente konfiguriert werden, indem ihr den maximalen Übertrag festlegt. So behaltet ihr den Überblick über verbleibende Urlaubstage und könnt rechtzeitig planen, um deren Verfall zu vermeiden.

Ja, in absence.io können bei Urlaubsanfragen E-Mail-Benachrichtigungen versendet werden. Standardmäßig werden Genehmiger:innen per E-Mail informiert, wenn eine Abwesenheitsanfrage zur Genehmigung vorliegt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, spezifische E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Abwesenheitstypen einzurichten. Dies kann entweder auf Abteilungs- oder auf Abwesenheitstyp-Ebene erfolgen. So könnt ihr sicherstellen, dass die relevanten Personen stets über neue Anfragen informiert sind. Außerdem bekommen Mitarbeitende eine Bestätigung per E-Mail, wenn ihr Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.

Ja, in absence.io könnt ihr euer Firmenlogo in die Software einbinden, um das Erscheinungsbild an eure Corporate Identity anzupassen. Dies ermöglicht eine einheitliche Darstellung eurer Marke innerhalb der Anwendung.

Ja, mit absence.io könnt ihr Homeoffice-Tage effizient organisieren und die Anzahl der zulässigen Homeoffice-Tage pro Woche oder Monat begrenzen. Dazu erstellt ihr einen spezifischen Abwesenheitstyp für Homeoffice und legt ein entsprechendes Kontingent fest, das die maximale Anzahl der Homeoffice-Tage pro definiertem Zeitraum regelt. So behaltet ihr stets den Überblick und stellt sicher, dass die festgelegten Grenzen eingehalten werden.

Ein digitaler Urlaubsplaner bietet im Vergleich zu Excel zahlreiche Vorteile, die die Urlaubsverwaltung effizienter, sicherer und benutzerfreundlicher machen:

• Automatisierte Prozesse: Urlaubsanträge, Genehmigungen und Resturlaub werden automatisch berechnet – keine manuellen Formeln oder Tabellenpflege mehr.
• Zeitersparnis für HR-Teams: Anträge können mit wenigen Klicks gestellt und genehmigt werden. Das spart wertvolle Zeit im Vergleich zur manuellen Bearbeitung in Excel.
• DSGVO-konforme Datensicherheit: Sensible Mitarbeiterdaten werden in einer sicheren, cloudbasierten Umgebung gespeichert. Excel-Dateien sind hingegen oft ungeschützt und anfällig für Datenverluste.
• Ortsunabhängige Nutzung: Dank Cloud-Lösung können Mitarbeitende und Führungskräfte den Urlaubsplaner jederzeit und von jedem Gerät aus nutzen – egal ob im Büro oder im Homeoffice.
• Aktuelle Verfügbarkeitsübersicht: Mitarbeiter sehen auf einen Blick, wer wann im Urlaub ist. Doppelbuchungen und Engpässe werden so vermieden.
• Dynamische Berichte und Analysen: Im Gegensatz zu Excel liefert eine Software wie absence.io Echtzeit-Berichte zu Urlaubsquoten, Fehlzeiten und Resturlaub – ohne manuelles Nacharbeiten.
• Integrierte Workflows: Die Software lässt sich häufig mit anderen HR-Tools verbinden oder bietet diese – wie absence.io – direkt mit an, z.B. Zeiterfassung, digitale Personalakte oder Reisekostenabrechnung. Excel bietet hier nur begrenzte Integrationsmöglichkeiten oder – um ehrlich zu sein – keine. 
• Benachrichtigungen und Erinnerungen: Automatische Erinnerungen an Urlaubsfreigaben oder auslaufenden Resturlaub sorgen für einen reibungslosen Ablauf.