Spesenabrechnung

Alle Spesen schnell und einfach verwalten

Komplettlösung

Einreichen und freigeben zentral über eine App

Flexibel und sicher

Mobile Nutzung über unsere sicher verschlüsselte Cloudlösung

Optimal vernetzt

Kompatibel mit allen Buchhaltungs- und Lohnabrechnungslösungen

Eine Lösung für alles: Zeit sparen, Geld sparen, Fehler vermeiden

Über unsere App lassen sich alle Spesen unkompliziert und sicher abrechnen, egal ob Reisekosten, Verpflegungskosten oder andere Ausgaben. Deine Mitarbeitenden reichen alle Belege einfach über die App ein. Die Ausgaben werden dabei automatisch erstellt, durch das Hochladen eines digitalen Belegs, eines Fotos der Rechnung oder einfach durch die Erfassung einer Kartenzahlung.

Die zuständige Person wird entsprechend informiert, kann die Ausgabe prüfen und freigeben. Alles läuft zentral über eine App, ohne zusätzliche Software. Das spart nicht nur Zeit und Geld. Es reduziert Fehler und Missverständnisse.

Flexibel, kompatibel und sicher

Alle Spesen lassen sich entweder via Web-Browser oder Mobile App verwalten. Damit sind deine Mitarbeiter maximal flexibel und können die Ausgaben bereits unterwegs einreichen. Das vermeidet das lästige, nachträgliche Suchen von Belegen.

Unsere Software ist dabei mit allen Lohnabrechnungs- und Buchhaltungssystemen kompatibel und verknüpfbar.

Durch SSL-Verschlüsselung, höchste Sicherheitsstandards und unsere ISO-zertifizierten Server sind alle Daten optimal vor unberechtigten Zugriffen geschützt.

So läuft ein optimaler Prozess

Alex ist auf Geschäftsreise

Er kauft sein Zugticket online und lädt die Rechnung in die App hoch. Es wird automatisch eine Ausgabe dafür erstellt.

Alex fährt mit dem Taxi zum Hotel. Er fotografiert die Quittung mit seinem Smartphone und lädt das Bild in die App. Diese scannt das Foto und legt eine entsprechende Ausgabe an.

Alex bezahlt das Abendessen mit seiner Firmenkreditkarte. Durch die Transaktion wird in seinem Account dafür automatisch eine Ausgabe erstellt.

Alex fährt mit dem Zug nach Hause und reicht seine Spesenabrechnung final ein.

Jacky prüft

Seine Vorgesetzte Jacky bekommt eine Benachrichtigung, kann die eingereichten Ausgaben prüfen und freigeben.

Die Spesenabrechnung wird dann automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet.

Ab in die Buchhaltung

Die Buchhaltung bekommt die Abrechnung mit allen notwendigen Daten und der entsprechenden Freigabe.

Alex bekommt sein Geld.

Fertig!

Einfacher, schneller und sicherer kann die Reisekostenabrechnung nicht laufen.

Reisekosten- und Spesenabrechnung

5,00 € 5.00 $ 5.00 £

pro Benutzer
pro Monat

Reisekosten und Spesen direkt unterwegs einreichen
Belegeinreichung per Foto, digitalem Beleg oder manuell
Kompatibel mit allen Zahlungskarten, Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssystemen (ISO 200022)
DATEV-Schnittstelle
Für das deutsche Steuerrecht optimiert
Nahtlose Integration in bestehende Prozesse
keine Kosten für Einrichtung oder Support
keine Mindestabnahme

Jetzt beraten lassen

Frequently Asked Questions about Expense Management (FAQ)

Ja. Die Software ist für steuerliche Vorschriften in mehreren Ländern optimiert, darunter Deutschland, Großbritannien, Spanien, Dänemark, Finnland, Norwegen und Schweden.

Um Verpflegungspauschalen einzurichten, können Administrator:innen im Modul "Reisekostenverwaltung" entsprechende Einstellungen vornehmen. Dies ermöglicht eine automatische Berechnung der Pauschalen basierend auf den hinterlegten Sätzen.

Die Expense Management-Funktion von absence.io bietet mehrere Integrationen, um eure Buchhaltungsprozesse zu erleichtern:

DATEV-Integration: Ihr könnt euren Kontenplan gemäß DATEV SKR04 direkt in absence.io erstellen oder importieren. Dies ermöglicht einen nahtlosen Export relevanter Daten in euer DATEV-System und erleichtert die Zusammenarbeit mit eurem Steuerberater.
Kompatibilität mit Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssystemen: absence.io unterstützt den ISO 20022-Standard, wodurch eine Integration mit verschiedenen Buchhaltungs- und Gehaltssystemen möglich ist.
Zahlungskarten: Die Software ist mit allen Zahlungskarten kompatibel. Kartenzahlungen mit der Firmenkarte werden automatisch erkannt und den entsprechenden Ausgaben zugeordnet. —> aktuell meines Wissens noch nicht möglich?

Diese Integrationen sorgen für einen effizienten und reibungslosen Ablauf eurer Spesen- und Reisekostenabrechnung.

Um Belege in absence.io einzureichen, stehen euch mehrere komfortable Methoden zur Verfügung:

Per Smartphone-App:
- Beleg fotografieren: Nehmt mit eurem Smartphone ein Foto des physischen Belegs auf. Die App liest automatisch relevante Informationen wie Betrag, Mehrwertsteuer und Datum aus dem Foto aus.
- Digitalen Beleg hochladen: Falls ihr den Beleg bereits digital vorliegen habt (z. B. als PDF), könnt ihr diesen direkt in der App hochladen.
Über die Webanwendung:
- Neue Ausgabe erstellen: Meldet euch in der absence.io Webanwendung an und navigiert zum Reiter "Reisekosten". Klickt dort auf "+Neue Ausgabe" oder den "+"-Button auf dem Dashboard.
- Beleg hinzufügen: Wählt die Art der Ausgabe aus und ladet den entsprechenden Beleg hoch, entweder durch Ziehen der Datei per Drag-and-Drop oder durch Auswahl von eurem Computer.
Automatische Erfassung von Kartenzahlungen:
- Firmenkreditkarte verwenden: Wenn ihr Ausgaben mit der Firmenkreditkarte tätigt, erkennt absence.io diese Transaktionen automatisch und erstellt entsprechende Ausgabenposten in eurem Account. —> aktuell meines Wissens noch nicht möglich?

Nachdem ihr eure Belege eingereicht habt, könnt ihr eine Reisekostenabrechnung erstellen und zur Genehmigung einreichen. Euer Vorgesetzter oder die zuständige Person wird benachrichtigt, kann die Ausgaben prüfen und freigeben.

Ja, mit absence.io könnt ihr Fotobelege einreichen, die automatisch ausgelesen werden. Wenn ihr einen Beleg mit der App fotografiert oder einen digitalen Beleg hochladet, liest die App automatisch relevante Informationen wie Betrag, Mehrwertsteuer und Datum aus.

Diese Funktion erleichtert die Spesenabrechnung erheblich, da manuelle Eingaben reduziert und Fehler minimiert werden. So könnt ihr eure Ausgaben schnell und effizient erfassen.